En 2012, le coût direct de l'absentéisme au travail pour l'économie canadienne était de 16,6 milliards de dollars. Autant dire que, du point de vue des entreprises, l’absentéisme est un enjeu majeur qui mérite qu’on s’y attarde.
Chaque entreprise est différente. Comment, alors, déterminer la quantité d'absences imprévues et leur impact financier sur votre entreprise? En se posant les bonnes questions, les réponses viennent aisément.
Nous avons développé une stratégie en 3 étapes pour aider les professionnels des ressources humaines à prendre les bonnes décisions.
Étape 1: Définir les catégories d'employés
Toutes les absences d’employés n’étant pas identiques, il faut d’abord définir de quelle catégorie d’employés on parle. L'impact financier sur votre organisation variera en fonction du poste et du niveau d'ancienneté de l’employé. Ainsi, il y a une différence marquée entre l’absence d’un représentant du service à la clientèle, d’un ouvrier de production ou encore d’un avocat senior.
La tâche est simple si vous ne vous préoccupez que d’une catégorie spécifique (par exemple, les directeurs des opérations); identifiez-la et passez à l’étape suivante.
Autrement, pour évaluer l’absentéisme à l’échelle de l’entreprise, divisez-la selon le type de poste (ventes, production, service à la clientèle, finances, etc.) et par ordre d’ancienneté (directeur, responsable, assistant, etc.), et complétez les étapes 2 et 3 pour chaque catégorie individuellement.
Étape 2: Déterminer l'impact d’une absence
Maintenant que vous avez identifié les catégories d’employés, l’étape suivante consiste à déterminer l’impact d’une absence dans toutes ses facettes.
Pour ce faire, vous devez vous poser 3 questions:
- Lorsque l'employé X est absent, qu'advient-il de son travail?
- Comment cela affecte-t-il les clients de l’entreprise?
- Comment cela affecte-t-il ses collègues?
Pour répondre à ces questions, nous vous recommandons de parler aux employés de tous les secteurs de l'entreprise.
Example:
Stéphanie s’occupe du service à la clientèle dans une petite entreprise de commerce électronique.
Que se passe-t-il lorsqu’elle est absente du travail? Ses collègues s’occupent de sa charge de travail en son absence.
De quelle(s) manière(s) son absence affecte les clients? Les temps d'attente pour le service à la clientèle augmentent de 30%.
De quelle(s) manière(s) ses collègues sont-ils affectés? Ceux-ci sont stressés et dépassés.
Étape 3: Quantifier l’impact (étape facultative)
Une fois que vous avez déterminé l’impact négatif de son absence, vous avez deux choix: arrêtez-vous ici ou estimez le coût financier de cette absence pour votre entreprise.
Revenons à l'exemple : l’augmentation de 30% du temps d'attente du service à la clientèle peut suffire à vous décider d’agir. Mais vous devrez peut-être aussi calculer le manque à gagner résultant de l’augmentation du temps d'attente.
Pour effectuer ces calculs, vous pouvez utiliser diverses sources d'informations, notamment des données internes, des points de repère externes ou des estimations d'experts en la matière.
Que faire ensuite?
Maintenant que vous avez complété cet exercice, la prochaine étape cruciale consiste à déterminer quoi faire avec les informations recueillies. Peut-être que le coût de l'absentéisme est faible et que le statut quo est satisfaisant. Vous pouvez également envisager différentes options pour réduire les absences.
Les deux causes principales d'absences au travail sont liées aux services de garde (si la garderie est fermée, les employés doivent rester à la maison avec leurs enfants) et aux rendez-vous chez le médecin. Dans ces deux cas, des services abordables tels que Kiid (gardiennage sur demande) et Dialogue (télémédecine) sont des solutions à portée de main. Bref, notre entreprise offre des solutions novatrices qui sont en parfaite adéquation avec les défis actuels auxquels font face les entreprises.
